Tout ce dont un programme de mentorat a besoin, de l'inscription au rapport d'impact

Une inscription qui recueille ce dont le jumelage a besoin

C'est vous qui rédigez les questions. Profession, titres de compétences, objectifs, langue, ville, disponibilités : tout ce qui compte pour votre programme. Chaque participant remplit le formulaire avant de pouvoir être jumelé, pour que vous ne jumeliez jamais à partir d'un profil à moitié rempli.

• Formulaires personnalisés pour les mentors et les personnes mentorées
• Liens d'inscription à partager
• Des inscriptions qui s'ouvrent et se ferment d'elles-mêmes aux dates, aux heures et dans le fuseau horaire que vous choisissez
• Un compte à rebours jusqu'à l'ouverture sur votre page d'inscription, pour susciter l'intérêt pendant que vous faites la promotion de la cohorte
• Ouverture des inscriptions aux mentors, aux personnes mentorées ou aux deux, au moment qui vous convient, pour que les mentors soient en place avant le début du jumelage
• Une liste d'attente quand les inscriptions sont fermées, pour ne pas perdre les personnes qui arrivent entre deux cohortes (ProPlus)

Un jumelage qui laisse place au choix

NexusIQ suggère des jumelages à partir des réponses que les gens vous ont données. Dans les cohortes axées sur les participants, les mentors et les personnes mentorées consultent les profils, discutent avant de s'engager et se choisissent mutuellement. Dans les cohortes gérées par l'administration, votre équipe jumelle les personnes directement. Chaque cohorte utilise une seule méthode, pour que tout le monde sache comment elle fonctionne.

• Suggestions fondées sur vos propres critères
• Jumelage par les participants ou par l'administration, choisi pour chaque cohorte
• Jusqu'à 1, 2 ou 3 personnes mentorées par mentor, selon le forfait
• Demandes de nouveau jumelage quand un duo ne fonctionne pas (ProPlus)
• Limite du nombre de cohortes auxquelles chaque personne peut participer en même temps (ProPlus)

Des rencontres qui ont lieu là où vous pouvez les voir

Les duos planifient leurs rencontres dans le calendrier intégré et se retrouvent sur la plateforme vidéo de Mentorfy, que nous exploitons sur notre infrastructure au Canada. Les participants réservent du temps avec l'équipe de coordination et les conseillers de la même façon. Le clavardage et le courriel gardent la conversation au même endroit, pour le personnel comme pour les duos. Aucun lien de réunion externe à chercher.

• Réservations dans le calendrier entre duos, et auprès de l'équipe de coordination et des conseillers
• Appels vidéo intégrés, hébergés au Canada
• Synchronisation avec le calendrier Outlook pour le personnel, Google Agenda en attente de l'approbation de Google
• Clavardage et courriel dans l'espace de travail, y compris entre coordination et conseillers

Voyez quels duos ont besoin de vous, pendant qu'il est encore temps

Santé du programme attribue à chaque duo un score de 0 à 100 et signale les personnes qui décrochent, qu'elles soient jumelées et à la dérive ou encore en attente d'un jumelage. Chaque signalement s'accompagne d'une action recommandée et d'un rappel que vous pouvez envoyer en un clic ou programmer pour un envoi automatique. Votre équipe de coordination peut ainsi intervenir dès la troisième semaine plutôt que de s'en apercevoir au sixième mois.

• Tableau de bord en direct : duos actifs, rencontres, duos à risque, objectifs atteints et taux de réponse aux sondages
• Suivi de la santé des participants jumelés et non jumelés, selon les seuils que vous fixez
• Rappels envoyés sur-le-champ ou automatiquement
• 14 rapports opérationnels, et n'importe quelle vue exportée en PDF ou Excel
• 11 rapports de direction et envoi programmé par courriel (ProPlus, ou en option avec Pro)

Chacun travaille dans sa propre langue

Chaque membre peut choisir sa langue pour un espace de travail ou une cohorte, et Mentorfy traduit son propre affichage. Le choix d'une personne ne change jamais l'écran des autres. Pour les programmes qui accueillent des personnes nouvellement arrivées, c'est un obstacle de moins avant même la première rencontre.

• Choisie par chaque membre, pas seulement par l'administration
• Réglée pour chaque espace de travail ou cohorte
• Ne touche que le compte de la personne concernée

Reconnaissance et preuves d'impact intégrées

Les certificats sont remis automatiquement quand les duos terminent un parcours. Les sondages recueillent les commentaires aux moments que vous définissez. Les exportations vous donnent les preuves dont vous avez besoin pour vos réunions du conseil, vos renouvellements et vos rapports de subvention.

• Certificats de fin de parcours (tous les forfaits)
• Certificats de réussite (ProPlus)
• Certificats de reconnaissance par les pairs, remis par les membres entre eux (Enterprise)
• Sondages déclenchés par des événements

Votre programme, à votre image

Les participants voient votre programme, pas le nôtre. Ajoutez votre logo, vos couleurs et vos images, envoyez les courriels à partir de votre propre adresse et choisissez comment votre espace apparaît dans les résultats de recherche et les aperçus de liens. ProPlus ajoute votre propre domaine et vos propres balises d'analyse.

• Marque blanche sur un sous-domaine mentorsystems.ca
• Serveur SMTP personnalisé
• Votre propre icône de site, vos titres de page, vos descriptions et votre image d'aperçu de lien
• Le choix de laisser ou non les moteurs de recherche indexer votre espace
• Domaine personnalisé et vos propres balises d'analyse et de suivi (ProPlus)

Des conditions que vos membres acceptent vraiment

Rédigez les conditions d'utilisation de votre programme : un seul ensemble pour tout le monde, ou des conditions distinctes pour les mentors et les personnes mentorées. Dès qu'une personne accepte une version, celle-ci est verrouillée. Toute modification devient une nouvelle version que les membres acceptent à leur tour. Chaque membre peut télécharger un PDF des conditions exactes qu'il a acceptées.

• Conditions communes ou distinctes pour les mentors et les personnes mentorées
• Versions successives, verrouillées une fois acceptées
• Un PDF téléchargeable des conditions acceptées par chaque membre

Un soutien que vous pouvez vérifier

Ouvrez une demande de soutien depuis votre espace de travail, avec les renseignements de l'espace déjà joints. Notre équipe de Calgary répond en anglais pendant les heures ouvrables canadiennes. Quand nous devons intervenir dans un compte pour vous aider, nous utilisons un accès de soutien journalisé : chaque session exige un motif, se termine quand nous nous déconnectons ou après une période d'inactivité, et figure dans un rapport que vos administrateurs peuvent consulter.

• Demandes de soutien depuis la plateforme, avec tous les forfaits
• Les demandes des mentors et des personnes mentorées vont à vos administrateurs, pas à nous
• Chaque session de soutien exige un motif et est consignée pour vos administrateurs
• Le soutien ne peut ni consulter ni modifier les renseignements personnels des membres, ni agir sur leurs jumelages, ni écrire en leur nom
• La réinitialisation d'un mot de passe crée un mot de passe temporaire, que le membre remplace à sa prochaine connexion